Makalah Manajemen Perkantoran

BAB I

PENDAH

Latar Belakang

Kalau kita mendengar istilah Manajemen Perkantoran pastilah kita memikirkan sesuatu tempat dalam sebuah ruangan yang berisi meja, kursi yang dilengkapi dengan perlengkapan serba canggih masa kini. Di balik meja yang rapi dan bersih duduk seorang yang berdasi di depannya terpampang beberapa alat dukung seperti: Telepon, Laptop yang standby dengan monitor terbuka dan berisi fitur-fitur canggih yang melambangkan dunia maya dan seterusnya dan seterusnya

Manajemen perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola dalam dunia perkantoran itu sendiri. Mengapa demikian karena kita saat ini dan seterusnya dihadapkan pada tata kelola yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya manusia yang up to date.

Peralatan yang canggih tentu bertujuan untuk  efektifitas dan efesiensi atau hemat dalam segalanya. Dari Manajemen Perkantoran dapat kita mengetahui fungsi kantor dalam birokrasi kepemerinatahan, dalam perusahaan,  pengertian kantor, aspek-aspek manajemen perkantoran, tugas seorang manajemen perkantoran serta pengawasannya.

Dalam hal ini seorang kepala kantor haruslah orang yang mempunyai keahlian manajemen yang didukung oleh latar belakang Sumber Daya manusia yang mumpuni baik dari segi: pendidikan, kepribadian, pengalaman, integritas atau bakat seseorang sebagai manajer atau sebagai pejabat disebuah kantor yang dipimpinnya.

Rumusan Masalah

 Adapun rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebsagai berikut.

1. Apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?

2. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?

3. Apa prinsip-prinsip manajemen perantoran

 Tujuan Penulisan

  1. Sebagai tugas mata kuliah manajemen perkantoran.
  2. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?
  3. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?
  4. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran

Organisasi Penulisan

Dalam penulisan makalah ini, dibagi kedalam tiga bab. Bab I yaitu pendahuluan, bab II berisi pembahasan dan bab 3 penutup.

 


BAB II

PEMBAHASAN

Pengertian Kantor

Perkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti:

  1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
  2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
  3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.
  4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.

Sedang perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti:

  1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function).
  2. Jabatan (tenure of official position).
  3. Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.)
  4. Jasa pelayanan (service, kind help)
  5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties)
  6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussiness and clerical works).

Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi.

Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai berikut:

  1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
  2. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.

Disamping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan ssebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial  dan fasilitatif. Contoh: Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan “Departemen Dalam Negeri?” Jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya admninistratif.

Jadi jelas dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa berarti tempat, ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penangan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.

Manajemen Perkantoran

Sebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.

The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:

Arthur Grager “Office management is the function of administering the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)

William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).

Hal Nourse “It seems to me that office management in the broather sense might embrance, not only the generally accepted service function, but also the arise og functional control administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).

George Terry “Office management can be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute. (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.

Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan:

  • Tata penyelenggaraan;
  • Pelaksanaan secara efesien;
  • Pengendalian, pengawasan dan pengarahan
  • Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.

Namun demikian, perlu kita perlu sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.

Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti. Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:

  1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
  2. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.
  3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan.
  4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
  5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
  6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai  cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

 

Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata “prinsip” bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya.

Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor.

Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.

  1. Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
  2. Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.
  3. Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.
  4. Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell

Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:

  1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja;
  2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;
  3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;
  4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;
  5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;
  6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor;
  7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
  8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
  9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.

 

Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya informasi yang siap dipakai. Ciriinformasi yang siap dipakai adalah:

  1. Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulisdengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
  2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakantugas secara efektif dan efisien.
  3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.
  4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuaistandar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga
  5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh mnfaatmasing-masing pihak.
  6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangansehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

 

Fungsi Perkantoran

Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secararinci adalah:

  1. Untuk menerima keterangan (misalnya : surat-surat, harga, kutipan dansebagainya)
  2.  Untuk mencatat keterangan (misalnya : persediaan, harga dan catatan-catatankepegawaian)
  3. Untuk menyusun keterangan (misalnya : dalam pembiayaan, pembukuan dansebagainya)
  4. Untuk member keterangan (misalnya : faktor-faktor penjualan, perkiraan- perkiraan dan sebagainya).

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.

Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusatmelakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan,mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut member arti danmembantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor

BAB III

PENUTUP

Perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan: Tata penyelenggaraan; Pelaksanaan secara efesien; Pengendalian, pengawasan dan pengarahan Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Akhyar A. 2010. Modul 1 Manajemen Perkantoran. Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Muhammadiyah Kendari.

http://www.pengertian-dan-prinsip2-perkantoran.com

Gie, The Liang. 2000.Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta.

Mils, Geoffrey dkk. 1990. Manajemen Perkantoran Modern. London: Pitman Publishing Limited

Winardi. 1992. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Alumni. Bandung

By Abdurrahman Ar_Rasya

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s